Leonov S.A., Zajchenko N.M.
Federal Public Health Institute, Moscow.

In the article, consideration is given to discussion of methodological defects in the system of reports collection and some problems of noncompliance of reporting technology in healthcare institutions. Suggestions for avoidance of such defects are presented.

Key words: annual medical statistical reports, methodological defects.

Завершившийся прием годовых статистических отчетов за 2008 г. от органов и учреждений здравоохранения субъектов Российской Федерации, получение сводного отчета в условиях реализации приоритетного национального проекта «Здоровье», продолжающегося реформирования отрасли выявили ряд проблем, чрезвычайно осложняющих работу по анализу годовых отчетов.

Неожиданной проблемой для службы медицинской статистики обернулось расформирование во второй половине 2008 г. Агентства по высоким технологиям, повлекшее за собой изменение подчиненности ряда федеральных учреждений. Новое положение требовало уточнения порядка представления годовых статистических отчетов федеральными учреждениями, переданными в подчинение ФМБА.

Суть проблемы - в значительных различиях ведомственной отчетности и отчетности учреждений ФМБА. Отсутствие инструктивных рекомендаций по составлению и представлению отчетности этими федеральными учреждениями осложнили работу по приему и анализу годовых отчетов в целом.

Серьезной организационной и методической проблемой является не соблюдение на протяжении ряда лет порядка представления отчетности отдельными медицинскими организациями, являющимися, в соответствии с номенклатурой учреждениями здравоохранения особого типа. Эти учреждения кроме специально разработанных для них отчетных форм № 70 - для Центров медицинской профилактики, № 55 и 56 - для Центров медицины катастроф – представляют еще и отчетную форму №30, практически дублируя некоторые разделы.

Представление этими учреждениями двух видов отчетов «узаконило» искажение сведений о сети и деятельности лечебно - профилактических учреждений, так как указанные центры в данной ситуации нередко «выступают в двух лицах».

На Всероссийском совещании по подготовке к приему отчетов от органов и учреждений здравоохранения присутствующие были проинформированы о включении в отчетные формы новых позиций, введение которых в отчетные формы, к сожалению, не было подкреплено ни оформленным в установленном порядке документом, содержащим инструктивные указания, ни выступлениями.

После совещания на протяжении двух месяцев, вплоть до начала февраля, в отчетные формы устно, по телефону было внесено множество изменений, поправок и уточнений.

28 января 2009г. по представлению Минздравсоцразвития РФ Росстатом приказом № 12 были утверждены отчетные формы №№ 12, 13, 14, 30, 31, 32, 47, а также 8 и 33 для использования их при представлении отчетов за 2008 г.

Информация о новом приказе Росстата в субъекты страны была направлена только 4 февраля текущего года, т.е. после окончания приема годовых статистических отчетов более чем от 10 000 учреждений здравоохранения.

В результате внесения в отчетные формы изменений после окончания приема отчетов от учреждений, работа с имеющимися программными средствами практически оказалась невозможной.

Годовые отчеты в силу объективных и субъективных причин в подавляющем большинстве были представлены с большим количеством арифметических ошибок, сформировавшихся, с одной стороны, в результате изменений, сделанных в перечне строк и граф, а с другой стороны, из-за жесткого дефицита времени, оставшегося на непосредственную работу по приему отчетности и анализу представляемой информации.

При этом следует заметить, что такого объема арифметических ошибок представленные отчеты не содержали уже много лет.

Чрезвычайно мешают работе дополнительно заполняемые субъектами РФ в представляемых отчетных формах таблицы, не предусмотренные программой сводов. Также сложность и большую нагрузку создают включаемые субъектами в отдельные разделы отчета расчетные показатели, не предусмотренные бланком формы. Существующими условиями контроля эти дополнения не улавливаются (не контролируются).

Так, неожиданно измененные в январе месяце сроки заполнения отдельных разделов оставили во многих территориях незаполненной, например, таблицу с кодом 8000 в ф. № 30. В бланках отчета за 2007 г. было указано, что таблица с кодом 8000 в ф. №30 заполняется «за 2003 г. и далее один раз в три года», т.е. за 2006 г., за 2009 г. и т.д. В соответствии с приказом Минздравсоцразвития РФ «таблица с кодом 8000 заполняется за 2008 г. и далее один раз в три года», о чем специалисты получили информацию лишь 4 февраля 2009 г.

Серьезной помехой в организации работы по приему отчетов является часто меняющаяся интерпретация (содержание) отдельных разделов (таблиц). Это особенно ощутимо проявляется в желании в одном году получить сведения об оснащении амбулаторно-поликлинических учреждений, в другом – амбулаторно – поликлинических подразделений.

При этом в соответствии с системой формирования отчетности наличие диагностических, лечебных или вспомогательных подразделений в лечебно - профилактическом учреждении отмечается в отчетной форме, как структурное подразделение учреждения в целом. Решение о размещении этих подразделений непосредственно в учреждении, определение места их расположения (нахождения) является прерогативой главного врача. В связи с этим показать в годовом отчете, в скольких учреждениях амбулаторно-поликлинические подразделения имеют, например, рентгеновские или физиотерапевтические отделения (кабинеты) - невозможно.

Проблемой являются также ежегодно меняющиеся рекомендации по сбору сведений «по поликлиническим учреждениям» или «по поликлиническим подразделениям», которые делают отчетные данные не сопоставимыми в динамике. Это наглядно демонстрируется заполнением паспортной части формы №30 таблицы с кодом 1001, не первый год привлекающей к себе особое внимание.

Составляя отчет за 2008 г. специалисты службы медицинской статистики в субъектах РФ «руководствовались» множеством вариантов рекомендаций по заполнению этой таблицы (графы 3 и 4), разосланными по электронной почте в процессе подготовки к приему отчетов за 2007г. и 2008г.

Так, в графе 3 рекомендовалось указать:

• число отделений (кабинетов) во входящих структурных подразделениях,
• число отделений (кабинетов), входящих в состав амбулаторно-поли-клинических подразделений,
• число амбулаторно – поликлинических подразделений, входящих в состав ЛПУ, имеющих перечисленные отделения (кабинеты),

В одном из вариантов разъяснений указывалось, что «если ЦРБ имеет в своем составе детское и стоматологическое отделения, женскую консультацию и 2 обособленные участковые больницы, расположенные в отдельных зданиях и везде есть физиотерапевтическое отделение (кабинет), то необходимо показывать 5 отделений»

В рекомендациях по заполнению графы 4 необходимо было указать:

• в них отделений (кабинетов), т.е. из графы 3.
• «число учреждений (юридических лиц), имеющих перечисленные отделения (кабинеты)».

При такой трактовке рассматриваемого раздела отчета, учитывая различные варианты данных рекомендаций, собираемые данные невозможно было каким-либо образом интерпретировать.

Введенная в последние годы в таблицу с кодом 1001 графа № 4 в последней редакции гласит: «число амбулаторно – поликлинических подразделений, входящих в состав ЛПУ, имеющих перечисленные отделения (кабинеты)».

За период реформирования некоторые учреждения здравоохранения потеряли статус юридического лица (амбулатории, специализированные диспансеры, участковые больницы). Учитывая, что в ряде этих учреждений практически нет разделения вспомогательных, лечебно - диагностических служб между стационаром и поликлиническим подразделением, заполненная 4 графа также не может быть ни коим образом проанализирована.

Собирать сведения о числе отделений (кабинетов) представляется нецелесообразным, так как эти данные нельзя сравнивать по причине их несопоставимости. В отчетности должны содержаться сведения только о наличии подразделений.

Требует проработки и уточнения, представленное в годовых отчетах отдельных субъектов Российской Федерации «необычное» положение с терапевтическими и педиатрическими участками и участковыми врачами.

Анализ отчетов отдельных территорий выявил, что часть терапевтических и педиатрических участков не обеспечена соответствующими врачебными должностями. Эта ситуация требует особого внимания.

Другой проблемой является нарушение технологической последовательности проведения определенных этапов обработки годовых статистических отчетов, представляемых субъектами РФ.

Ежегодно получая от ЦНИИОИЗ обновленную версию программы «Медстат», руководители службы медицинской статистики в субъектах РФ, принимая и обрабатывая отчеты низовых учреждений, не полностью используют возможности данной системы.

Программой предусмотрена система проведения определенных видов контроля обрабатываемой информации (внутриформенного, межформенного и межгодового).

Арифметические и логические ошибки, выявляемые при приеме отчетов от некоторых субъектов РФ, свидетельствуют об игнорировании основных правил работы с системой «Медстат», с одной стороны, и использовании «местных программ», система работы с которыми, вероятно, не предусматривает строгую последовательность работы, предлагаемую «Медстатом».

В последний год эта система приобрела характер «постоянства», заключающегося в не выполнении многими субъектами РФ всех предусмотренных Программой технологических требований по контролю перед представлением субъектом РФ сводного годового отчета в ЦНИИОИЗ.

Большие трудности в работе создают нарушения непосредственного порядка заполнения представляемых отчетных форм. Технология работы предполагает полную идентичность электронного и бумажного вариантов отчетов, а также проведения всех предусмотренных программой видов контроля. Однако огромное число отчетных форм содержали большой объем расхождений информации на бумажном и электронном носителях.

Следует отметить, что в отдельных субъектах РФ специалисты для удобства дополнительно включают строки и графы, не предусмотренные формами. Эти «благие намерения» при представлении годового отчета оборачиваются возрастающим объемом работы для принимающих специалистов, так как эта дополнительная информация чаще всего проявляется уже на уровне свода в виде многочисленных погрешностей.

Кроме того, представляя электронный вариант, специалисты, уточняя отдельные данные, забывают о необходимости внесения поправок и в электронный носитель. Так, из многочисленных мелких недоработок формируется огромный объем дополнительной работы, отнимающей большое количество времени, необходимое для анализа представленных данных.

Серьезной помехой в работе с отчетностью стало «увлечение» дублированием многих разделов в годовых отчетных формах №30 и №47. Известно, что значительная часть сведений переносится в форму №47 из формы №30 в пересортированном виде. При этом необходимости в дублировании сведений в двух формах нет. Повторы создают благоприятные условия для возникновения множества ошибок, на исправление которых нужно дополнительное время.

Оценивая качество представленных годовых отчетов и условия работы с ними при приеме их в ЦНИИОИЗ необходимо:

• установить мораторий на внесение изменений в отчетные формы, начиная с ноября месяца отчетного года;
• все внесенные в отчетные формы изменения должны быть документально подтверждены и сопровождаться инструктивными указаниями, оформленными в установленном порядке;
• необходимо организовать проведение учебы сотрудников, особенно новых работников в службе медицинской статистики,- со специалистами профильных институтов и медицинской статистики необходимо проработать, обсудить и утвердить программу издаваемых статистических сборников;
• утвердить методику расчета показателей, согласовав ее со специалистами;
• исключить из годового отчета по формам №30 и №47 дублирующие таблицы;
• учитывая опыт работы службы медицинской статистики, представляется целесообразным при возникновении потребности в срочном получении тех или иных дополнительных сведений, не содержащихся в существующей отчетности, вводить временную отчетную форму, включая в нее все интересующие специалистов дополнительные данные.

Леонов Сергей Алексеевич, е-mail: This e-mail address is being protected from spam bots, you need JavaScript enabled to view it

Write Comment

Please keep the topic of messages relevant to the subject of the article. Personal verbal attacks will be deleted. Please don't use comments to plug your web site. Such material will be removed. Just ensure to *Refresh* your browser for a new security code to be displayed prior to clicking on the 'Send' button. Keep in mind that the above process only applies if you simply entered the wrong security code.
Name:
E-mail
Comment:
Code:*